El memorando, el reporte, ofcios y circulares

EL MEMORANDO: Datos indispensables: Membrete, destinatario (para:), destinador (de:), fecha, referencia (Ref:), N.° de identificación (0001/98), iniciales para identificación del mecanógrafo: Por definición, el memorando no lleva ni saludo ni despedida; no obstante, cuando se dirige a un empleado de la empresa que labora en otras instalaciones, se puede recurrir a expresiones de cortesía similares a las de la carta. Cuando un memorándum tiene más de una página, la segunda y siguientes se escriben en papel sin membrete. LA NOTA INFORMATIVA O REPORTE: En el sector público la nota informativa tiene carácter de correspondencia interna y, en ocasiones, confidencial. Cada vez es más usual la nota informativa, proporciona información directa y breve. Se utiliza como apoyo para reportar resultados, para establecer acuerdos, etcétera. Estructura de la nota informativa: a) Se escribe, generalmente, en tarjetas medio oficio o en hojas tamaño carta. b) Se data. c) Se anota el destinatario y se indica el nombre y puesto, seguido de “Para:”. d) Se anota el remitente después de “De:”y se indica el nombre y puesto. e) El texto se redactará en estilo directo, claro, sencillo, preciso y breve. f) No contempla otra despedida más que el “Atentamente”. g) Para finalizar, basta con la firma del remitente Se recomienda numerar las notas informativas, si se redactan varias. Normalmente, ya existen formularios. Ejemplo: MEMORANDO Para:___________________________________ De:_____________________________ Fecha: __________________________________ Asunto: _________________________ ________________________________________________________________________________ Redacción del mensaje…. OFICIOS Y CIRCULARES ELEMENTOS, ESTRUCTURA Y ESTILO DEL OFICIO El oficio es el vehículo, por excelencia, para establecer comunicación escrita entre entidades de gobierno y de estas con particulares, para el trámite de asuntos relacionados con la vida pública. Es interno si se gira entre las oficinas de una dependencia pública —existen interior local e interior foráneo— y externo si se dirige a otras dependencias de gobierno, a particulares o instituciones no gubernamentales. Se les llama oficios también a los escritos que dirigen los particulares a entidades de gobierno. ESTO ES INAPROPIADO. el oficio se encuentra en un proceso de simplificación y modernización tanto en la estructura como en el contenido. Como consecuencia de esto, algunos elementos del oficio tradicional se han perdido de manera definitiva; otros se encuentran en este proceso. Elementos y estructura Para percibir con mayor claridad el proceso de simplificación del oficio —y, en general, de los documentos oficiales—, revisemos las partes que conforman o conformaron al oficio clásico: 1. Sello oficial 2. Cuadro identificador o características 3. Asunto 4. Fecha 5. Nombre, cargo y dirección (en su caso) del destinatario 6. Cita de antecedentes 7. Introducción 8. Cuerpo del documento 9. Conclusión 10. Frases de cortesía y despedida 11. Lema 12. Antefirma 13. Firma 14. Iniciales de quien lo dicta y quien lo elabora 15. Copias 16. Recomendación marginal 1. Sello oficial. Es el escudo nacional, al pie del cual se escribe el nombre de la dependencia emisora, y está impreso en el ángulo superior izquierdo. En otras instancias de gobierno —estatal y municipal— se utiliza el escudo correspondiente, de acuerdo con la legislación aplicable. En otro tipo de instituciones —empresas paraestatales o dependencias descentralizadas, desconcentradas, etcétera— se utiliza el escudo o logotipo que las identifica corporativamente, tal es el caso de instituciones como el ISSSTE, la UNAM, Pemex, etcétera. 2. Cuadro identificador o características. En este espacio se colocan los datos de la oficina que emite el documento, y consigna información para su registro, archivo y seguimiento. Se lo conoce de esta manera porque hasta hace unos veinte años, a la derecha del sello oficial, se hallaba impreso un cuadro con las palabras “Dependencia”, “Sección”, “Mesa”, “Número de oficio” y “Expediente”, datos que responden a otra realidad histórica del oficio y por esta razón ya no se usa más. En la actualidad, ese espacio se emplea para colocar en orden descendente las oficinas que intervienen en su elaboración y el número con que se identifica al documento. 3. Asunto. En esta parte del oficio se escribe una síntesis de su contenido. Su finalidad es evitarle a quien lo registra o archiva la lectura total del texto. El mayor problema es la dificultad de sintetizar el asunto, ya sea por impericia de quien escribe o por la complejidad del asunto. En la práctica, muchas veces lo sintetizado no reflejaba la realidad del documento o, aun peor, se anotaba: “El que se indica”, con lo que perdía su razón de ser. Aunque en la actualidad su uso tiende a desaparecer, es necesario señalar que si este aspecto se maneja con eficiencia, resulta de gran utilidad. 4. Fecha. Especifica el lugar de origen del oficio, así como el día, mes y año en que se emitió. En su escritura se acostumbra colocar, primero, el nombre de la ciudad, poblado o municipio, y, segundo, la abreviatura de la entidad federativa, seguidos del día, mes y año: Las Margaritas, Chis., 27 de mayo de 2009. Jalapa, Ver., 18 de octubre de 2009. Ciudad Guadalupe, N. L., 30 de enero de 2009. Si se expide en la Ciudad de México, debería quedar de la siguiente manera: Ciudad de México, 29 de julio de 2008. Si se expidiera en el Distrito Federal, el cual se divide en 16 delegaciones, debería quedar de la siguiente manera: Gustavo A. Madero, D. F., 2 de mayo de 2008. Iztapalapa, DF, 23 de julio de 2008. La datación de cartas y documentos se escribe en la forma siguiente: [...] 30 de junio de 2003. 5. Nombre, cargo y dirección del destinatario. En los documentos oficiales se prefiere el tratamiento de ciudadano y anteponerlo al nombre o cargo del servidor público. En el caso de desconocer el nombre del funcionario al que nos dirigimos, y que sea identificable solo por la enunciación del cargo, podemos escribirlo así: C. Jefe de Gobierno del Distrito Federal C. Secretario de Gobernación Pero en todos los demás casos deberá precisarse el nombre completo del servidor público y, en líneas aparte, el cargo que ostenta: C. Eugenia Godínez Juárez, Directora General de Asuntos Religiosos. Secretaría de Gobernación. Después del nombre y cargo del destinatario se escribe el lugar donde se le localiza y, para ello, utilizamos diferentes formas: a) Si el cargo es único y despacha en un edificio conocido por la generalidad de las personas, puede quedar así: C. Presidente de los Estados Unidos Mexicanos Palacio Nacional C. Gobernador del Estado Libre y Soberano de Coahuila Palacio de Gobierno b) En todos los demás casos, deberá especificarse su domicilio: C. Luis Alberto Cadena Sotomayor, Director de la Academia de Capacitación de la Secretaría de Hacienda. Violeta 116, Col, Los Doctores, Cuauhtémoc, 06060, D. F. En cuanto a la puntuación utilizada en el destinatario advertimos que, actualmente, coexisten dos formas, sin que se pueda considerar a una más correcta que la otra. La primera es la que hemos venido utilizando en los ejemplos ofrecidos; la segunda, quizá más moderna, no utiliza la coma para separar el nombre del cargo ni el punto para separar a la dependencia: C. Juan José Galindo Núñez Director General de Servicios Educativos Secretaría de Hacienda y Crédito Público Sobre los datos que se asientan en este apartado, conviene hacer algunos comentarios, ya que se ha exagerado su escritura en un intento de darle mayor “peso” a la jerarquía del cargo. Se ven casos en que se escribe todo en mayúsculas, en negritas —o peor aún— en mayúsculas y negritas. No se le resta nada al cargo o al funcionario si se escribe con mayúsculas y minúsculas —lo que se recomienda—. El efecto de mayúsculas o negritas opera en contra de la estética y sobriedad del documento oficial. 6. Cita de antecedentes. Se utiliza en los oficios de respuesta. Es obligatorio escribir el número y fecha del oficio o antecedente que se contesta. Anteriormente se escribía en una línea antes del texto, de varias formas, entre ellas: Su oficio DG/0223/84, del 5 de agosto de 1995 En referencia a su oficio 245, del 3 de abril de 1996 La tendencia en la modernización del oficio es integrarlo en el primer párrafo del texto, ya que se mantiene la obligación de citar el antecedente: Con relación al oficio DG/0227/04, de 3 de abril de este año, nos es grato manifestarle que... En respuesta al oficio sin número, de 3 de abril de este año... Hay que evitar transcribir el asunto que se contesta. Si se quiere recordar lo solicitado al funcionario que lo firmará, basta con anexar una copia simple del oficio citado. Lo que sí se mantiene en este espacio es la línea de atención; que es la llamada que hacemos cuando queremos que nuestro asunto sea atendido por un servidor en particular, aunque el oficio se haya girado, por atención, a un funcionario de mayor jerarquía: Con atención al Ing. Rubén Oliva Cruz 7. Introducción. Tiene la función de prologar el asunto. La modernización del documento oficial nos aconseja no iniciarlo con frases hechas e ir directo al asunto. 8. Cuerpo del documento. Constituye la parte más importante del oficio, ya que es aquí donde expondremos de forma clara y precisa el motivo del documento. Se debe tratar solo un asunto en cada oficio. 9. Conclusión. Si el documento obliga a realizar actividades al destinatario es necesario expresarlas en esta parte, por ejemplo: Espero su notificación esta Dirección de la recepción de los materiales referidos. Agradeceré que notifique al interesado esta resolución antes del 30 de este mes. 10. Frases de cortesía. Anteriormente se aplicaban diferentes frases como estas: Atentamente, Muy atentamente y Respetuosamente, según la relación que existía entre el emisor y el destinatario. Si se trataba de documentos dirigidos a otras dependencias, la costumbre era concluir con frases como las siguientes: Reitero a usted mi consideración. Manifiesto a usted mi atenta consideración. Hasta llegar a excesos verdaderamente barrocos: Hago propia la ocasión para enviar a usted un saludo y reiterarle las muestras finas de mi más alta, atenta y distinguida consideración. Sin otro particular le reitero mi solidaridad, entendida esta como un compromiso constante y permanente para lograr el bien común. Nuevamente, el proceso de modernización de los documentos oficiales nos aconseja ser mesurados en las frases de despedida. La palabra Atentamente se escribe en la línea anterior al lema (si es que usa, ya que está desapareciendo la costumbre de incluirlo). En la práctica, el fin y las frases de cortesía se han fundido en un solo componente. 11. Lema. Es la leyenda que utiliza el Gobierno para resumir su postulado político. En la actualidad el lema vigente es el siguiente: “Sufragio efectivo. No reelección” Esta frase, según la investigación de Sergio Sánchez Hernández, fue creada por José Vasconcelos, entre 1909 y 1910, como contribución para el grupo político en el que participaba: el Centro Antirreeleccionista de México. A Vasconcelos también se le debe el lema universitario: “Por mi Raza hablará el Espíritu”. Este lema, el oficial, se utilizó durante 1911, después sería sustituido por otros, y se haría de uso corriente a partir de 1920. Llama la atención que no existe decreto ni acuerdo oficial que obligue a utilizarlo; sin embargo, es uno de esos casos en que la costumbre “hace la regla”, y en algunas instituciones lo consideran de uso obligatorio en los oficios externos. 12. Antefirma. Se integra con el nombre y el cargo de quien firma el oficio. Si en las características se escribió completo el nombre de la oficina que lo emite: Dirección General de Planeación y Desarrollo; en la antefirma bastará con colocarlo así: Atentamente “Sufragio Efectivo. No Reelección” La Directora General Lic. Carlota Bedolla Juárez 13. Firma. Debe ser autógrafa del funcionario que emite el documento. En su ausencia, y si la urgencia de enviarlo lo justifica, puede ser firmado por otro servidor autorizado. La firma genera responsabilidad por parte de quien la otorga, por lo que se hace necesaria una revisión minuciosa, ya sea por el mismo firmante, o por algún funcionario de confianza, en cuyo caso deberá rubricar el documento. 14. Iniciales de quien lo dicta y de quien lo elabora. Aquí se consignan las letras iniciales del nombre o nombres de los funcionarios que colaboraron en la elaboración del oficio, quienes debieron revisar con todo cuidado los datos asentados. Se colocan con mayúsculas abajo a la izquierda del documento, separadas por una línea diagonal y, al final, las iniciales minúsculas de quien lo elaboró físicamente: MJS/egj JSP/RTC/cgc En este sentido, la modernización aconseja simplificar y, por esto, solo se consignarán las iniciales de quien escribió. 15. Copias. En esta parte se asientan los nombres y cargos de los servidores a quienes se les envía copia del documento. La costumbre de escribirlos con las letras c. c. p. (con copia para o copia de carbón para) tiende a desaparecer de los oficios modernos y escribirlo de la siguiente manera: copias Lic. Agustín Ramos Barrientos, Jefe del Departamento de Nóminas. Sr. Ernesto Villicaña Pérez, Srio. Gral. Sección 1, SUTGDF. Si se utiliza computadora puede componerse en un tipo más pequeño que el resto del texto, pero debemos tener en cuenta que las expresiones siguientes Para su superior conocimiento. Para su atención. Para su conocimiento. Mismo fin. Para su archivo. Por resultar obvias ya no deben utilizarse más. El orden en que se escriben es de mayor a menor jerarquía. 16. Recomendación marginal. Antes aparecía un recuadro en el margen izquierdo, con la leyenda: “Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho”. Este recuadro desapareció hace ya muchos años y no se usa más. HACIA LA MODERNIZACIÓN Si consideramos que, aproximadamente, ochenta por ciento del trabajo en las instituciones de gobierno se refleja por escrito, es imprescindible facilitar la redacción. Después de haber revisado los elementos que constituyen el oficio clásico, podremos eliminar algunos, entre estos están la recomendación marginal y el cuadro identificador. También se recomienda fusionar la cita de antecedentes con la introducción, y a la conclusión con las frases de cortesía. Esto nos llevaría a un oficio moderno más fluido con trece elementos en su estructura. En cuanto a su distribución, son varios los autores que señalan hasta los espacios de tabulador que deben darse entre cada uno de sus componentes, así como otros señalamientos que, en la práctica, son difíciles de aplicar en función de que el texto varía en cuanto a su extensión. Lo mejor será tratar de equilibrar nuestro oficio y buscar la armonía en su distribución. Es aconsejable no realizar oficios de más de una página; sin embargo, si por alguna razón esto no es posible se habrá de tener uidado en no concluir el texto principal en la primera página. Procure en estos casos cortar el último párrafo de la primera página y continuarlo en la siguiente para mayor seguridad. Práctica 21: Identifica los elementos de un oficio moderno. SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO Subsecretaría del Ramo Oficio núm. SR/249/04 Asunto: se solicita informe anual. Ciudad de México, 1 de mayo de 2003. C. Mario Alberto Ruiz Pérez Director General de Política Hacendaria Insurgentes Sur 364, piso 15, Col. Nápoles Le solicito que nos envíe el informe de actividades de esa Dirección General correspondiente al primer cuatrimestre de 2004. Este informe se integrará en los documentos que presentará el C. Secretario en la comparecencia ante Comisiones Unidas de la Cámara de Diputados el viernes 17 de mayo, por lo que agradeceré lo envíe a más tardar el 15 de mayo a las 16:30 horas. Las especificaciones técnicas para la presentación del informe deberán ajustarse a las mencionadas en la circular SR/C/023/04, del 4 de junio de este año. Atentamente “Sufragio efectivo. No reelección” (OPCIONAL) El Subsecretario Lic. Rigoberto Páez Ceballos copia Lic. Enrique Fuentes Cortés, Coordinador de asesores del C. Secretario. RMP LA CIRCULAR ELEMENTOS, ESTRUCTURA Y ESTILO DE LA CIRCULAR Lo mismo para muchos Documento cuyo contenido es de interés para todos, o la mayor parte del personal que labora en una dependencia o entre entidades públicas. Generalmente se utiliza para dar a conocer ordenamientos de carácter oficial. Elementos y estructura Por su estructura es confundida como una variante del oficio, en algunos lugares, incluso se le llega a llamar —de manera equivocada— oficio-circular; sin embargo, las diferencias son evidentes: a) El oficio es nominativo; la circular está dirigida a un grupo de personas. b) El oficio se utiliza para tramitar y concluir asuntos; la circular da a conocer conclusiones u ordenamientos oficiales. La estructura de la circular es la siguiente: 1. Sello oficial 2. Características 3. Consecutivo (después de la palabra Circular) 4. Fecha 5. Destinatarios 6. Texto (introducción, cuerpo y conclusión) 7. Despedida 8. Lema 9. Antefirma y firma En general, sus elementos se ajustan a lo mencionado para el oficio; sin embargo, habrá que tener en cuenta algunas particularidades: a) La circular, en general, se despide solo con Atentamente. b) El lema es obligatorio cuando es externa. c) Lo aconsejable es no enviar copias. d) Por las razones expuestas en el principio de este capítulo, no debe usarse la frase oficio-circular. Una variante de la circular es el comunicado, el cual no se considera dentro de los documentos oficiales, pero que puede ser utilizado para dar a conocer asuntos no oficiales, aunque de interés para la totalidad de los empleados. Práctica 22: Identifica los elementos de la circular. SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO Oficialía Mayor Dirección General de Recursos Humanos Circular núm. RL/C165/04 Ciudad de México, 1 de mayo de 2008. CC. Subsecretarios, Directores Generales, Directores, Jefes de Departamento, Jefes de Sección y personal de enlace Con motivo de la disposición de la Secretaría de la Función Pública, que modifica el formato para la declaración patrimonial de los servidores públicos, les informo que, por indicaciones del Oficial Mayor, esta Dirección General elaborará un instructivo para facilitar este trámite. El instructivo estará disponible a partir del 30 de mayo en la página de Internet de la Secretaría, así como el servicio de atención telefónica Lada sin costo 01 800 23 45 56. Atentamente El Director General Lic. Andrés Peralta Santamaría RMP (EL ORIGINAL TE LO ENVÍO HOY LUNES 8 DE FEBRERO DE 2009