El mensaje comercial

EL MENSAJE COMERCIAL Para crear un mensaje eficiente y eficaz, que invite a su lectura y cumpla con el doble propósito de comunicar y persuadir al lector, es necesario que reúna ciertas características bien definidas. El mensaje necesita ser claro, íntegro, breve, cordial y veraz. También debe escribirse con corrección, reflejar una actitud dinámica y positiva. Conviene emplear términos modernos, ser natural y sencillo, original y discreto. Un mensaje claro facilita su comprensión. La claridad se logra cuando las ideas se presentan en forma ordenada y cabal y se utiliza el vocabulario apropiado. Mensaje confuso Nos es grato informarles que la mercancía será despachada por intermedio del Ferrocarril Central la próxima semana. De acuerdo con sus instrucciones estamos girando una letra a 30 días por el importe total más los gastos de despacho, la cual enviaremos al Banco de Comercio, con indicación de endosar a usted el despacho contra aceptación de la letra. Mensaje claro Según sus instrucciones, hemos despachado por el Ferrocarril Central su pedido No. 760. El Banco de Comercio de esa ciudad, sucursal Parque Niños Héroes, le entregará la factura cambiaria No. 8020, a 30 días, para que la acepte y reclame la orden de entrega. Un mensaje es íntegro cuando se incluyen todas las ideas y datos importantes vinculados con el tema del mensaje. Una carta incompleta resulta vaga y de difícil comprensión. Mensaje incompleto Tengo más de 10 años de experiencia en el giro, he trabajado en Puerto Rico y Venezuela. Puedo mostrarles cartas de recomendación de los lugares donde he trabajado. Trabajé 5 años para la firma G. Holman & Hnos., en Puerto Rico, y 7 años para Financiera Nacional, S.A., en Venezuela; en ambas partes como Asistente de Contabilidad. Poseo cartas de recomendación. Mensaje completo Breve es un mensaje que usa el menor número de palabras, pero es claro y completo. Esto no quiere decir que la concisión o brevedad deba confundirse con el laconismo, útil solamente al redactar un telegrama. El mensaje breve exige seguir la regla de entrar directamente al tema y evitar los rodeos y los adornos. Mensaje difuso En relación con su carta fechada el 29 de octubre de 2006, donde solicita un crédito por la cantidad de US$10,000 (diez mil dólares) para la compra de materiales para reparaciones en el edificio del colegio de su dirección; nos es grato manifestarle que aceptamos sus referencias bancarias y concedemos a usted dicho crédito. Mensaje breve Me complace anunciar la aprobación de su crédito por US$10,000, solicitado el 29 de octubre de 2006. El 2 de diciembre puede acercarse a la División de Crédito, de la oficina central para su tramitación. La cordialidad tiene que ver con el tono del lenguaje: cortesía, espontaneidad, etcétera. Conviene usar el tono justo, la expresión adecuada y la palabra exacta. Mensaje desatento Al efecto, este daño causado por ustedes debe ser indemnizado; primero, haciendo un envío urgente por vía aérea para ganar tiempo; y segundo, descontando un 40% de la factura sin cargar en la misma los gastos de envío. La reclamación es justa y esperamos sea aceptada por ustedes. Mensaje cordial Para reparar los daños causados, sugerimos el envío por vía aérea del nuevo lote de libros, con un descuento del 40%. La Cohesión se logra uniendo unas oraciones a otras y coordinando los párrafos entre sí. Es una característica fundamental del mensaje y se define como la capacidad para manejar la información como un todo, donde cada elemento del mensaje nos remite a la significación general del texto. Un factor que contribuye a la cohesión de un texto son los conectores: · De adición: Y, así, también, no, ni, además, agregando, por otra parte, adicionalmente, alternativamente, etcétera. · De disyunción: o, u: Esto o aquello. Siete u ocho. · De comparación: Del mismo modo, tanto como, así como, tal como, igualmente, de la misma manera, del mismo modo, asimismo, etcétera. · De temporalidad: - Simultaneidad: mientras, justamente, en el mismo momento, al mismo tiempo, en tanto, entretanto, etcétera. - Secuencia: por último, entonces, seguidamente, finalmente, después, previamente, antes que, al principio, en este punto, hasta aquí, hasta ahora, en este momento, próximamente, etcétera. · De contraste: aún, aunque, solamente, pero, sin embargo, a pesar de, en cambio, al contrario, mejor que, en cualquier caso, en otro caso, por otra parte, al contrario, en otro sentido, en contraste, etcétera. · De implicación: - Condición hipotética: si, si no, etcétera. - Causal: porque, por eso, por consiguiente, por esta razón, puesto que, así que, sobre esta base, surge de esto, por lo tanto, etcétera. La coherencia permite vincular, mediante una palabra conectiva, la idea del primer párrafo con la del segundo. La idea del segundo párrafo con la del tercero, etcétera. En suma, el tema debe estar dividido en ideas articuladas de modo que el lector sea “conducido” desde el primer párrafo hasta el último. Primer párrafo: Leí con interés... Segundo párrafo: No obstante... Tercer párrafo: Por lo tanto... Estimados señores: Leímos con interés su oferta permanente de cuadernos y lápices para nuestra papelería. No obstante haber contraído compromisos, para asegurarnos el suministro del mismo durante 2007 decidimos hacerles un pedido de prueba. Esperamos el descuento del 20% que ofrecen por pago contra entrega. Por lo tanto, les solicitamos los productos relacionados: - 5,000 cuadernos a rayas, de 300 hojas. - 10,000 lápices marca “azteca” punto 3. Atentamente, La veracidad es una cualidad esencial en la comunicación comercial y, en general, en toda comunicación. Una buena relación crea la buena voluntad y el interés del corresponsal. Debe escribirse aquello de lo cual se tiene suficiente certeza o evidencia. Mensaje engañoso Todos nuestros clientes atestiguan haber obtenido la absoluta tranquilidad después de haber adquirido una póliza de viaje; disfrutaron las vacaciones más placenteras de su vida. Mensaje veraz Nuestros clientes obtienen tranquilidad después de adquirir una póliza de viaje. La corrección en un texto significa lo siguiente: 1. La aplicación de las normas ortográficas. 2. El uso adecuado de las mayúsculas. 3. El uso apropiado de los signos de puntuación. 4. La correcta división mecanográfica de las palabras. 5. La escritura apropiada de los números. 6. La aplicación adecuada de los principios sintácticos y el uso correcto de las preposiciones. 7. La distribución y presentación de la comunicación, acorde con técnicas modernas. 8. El uso adecuado de sinónimos. Conviene evitar 1. Abreviaturas personales. 2. Gerundio al comienzo de párrafos. 3. Adverbios y adjetivos en forma reiterativa. 4. Expresiones que denotan demasiada familiaridad, arcaicas, redundantes o demasiado obvias. Es bueno recordar 1. Dar información clara, concreta, ordenada, suficiente y veraz. 2. Expresar las ideas en forma creativa y original. 3. Organizar correcta y coherentemente su comunicación. 4. Expresar lo que piensas dentro de las formas cultas de la lengua. 5. Seleccionar elementos de trabajo de calidad y acordes con la clase de comunicación. Una actitud dinámica y estimulante llama la atención del lector. Se puede despertar el interés del destinatario cuando se tienen elementos para satisfacer una necesidad de salud, autoestima, comodidad, conveniencia, ventaja económica, seguridad, prestigio, etcétera. Frases estimulantes Para vender · Nuestros clientes obtienen tranquilidad después de haber adquirido una póliza de viaje y van dispuestos a disfrutar unas vacaciones placenteras. · Le ofrecemos el mejor servicio a través de nuestro sistema de Seguro Familiar, mediante el cual todos sus gastos serán cubiertos. · Nuestro servicio de Seguro Familiar ha contratado a los mejores profesionales para ofrecerle el servicio médico. Para cobrar · Su oportuna remesa mantendrá el prestigio y crédito comerciales que los han caracterizado. · Deseamos dialogar con su representante para acordar la forma de dividir su saldo en fáciles abonos mensuales. · Sabemos que no permitirá que esta pequeña cuenta merme el prestigio de que ha disfrutado su empresa durante tantos años. Para obtener cooperación · La presencia de sus colores deportivos junto a destacadas marcas de fábrica, le darán mayor prestigio. · Solo tiene que afiliar a su personal; nosotros nos encargaremos de su traslado al club y de su regreso al hotel. · Su participación representará una gran ayuda en favor de la educación de nuestro pueblo. Adoptar una actitud positiva significa, entre otras cosas, descartar expresiones de reproche: olvidó, dejó de, su reclamo, su queja, etcétera. También es conveniente omitir frases de estructura negativa y recurrir a sus equivalentes positivas: “no nos oponemos” por “aceptamos”, etcétera. EJEMPLOS COMPARATIVOS Inconveniente · Usted olvidó especificar el tamaño de las medallas que desea y no podemos despachar su pedido. · No hemos recibido su cheque en pago de nuestra factura del 15 de octubre, por lo que estamos muy preocupados. · Acusamos recibo de su carta del 15 de noviembre, de cuyo contenido hemos tomado debida nota. · No comprendemos cómo se han podido romper los envases, ya que tratamos de acomodarlos cuidadosamente en su embalaje. Conveniente · Favor de especificar el tamaño de las medallas para atender su pedido oportunamente. · Agradeceremos el envío de su cheque para mantener su impecable nivel crediticio. · Gracias por la importante información que nos proporciona. · Lamentamos las dificultades que ha tenido con los envases. Hemos iniciado una investigación para determinar el origen de la avería. Para que sea moderna, una comunicación pierde el objetivo de persuadir cuando está escrita con expresiones que corresponden a hábitos y pensamientos del pasado, tales como me suscribo, acuso recibo, agradeciéndole la atención, aprovecho la oportunidad, de los corrientes, próximo pasado, en curso, etcétera. TÉRMINOS COMERCIALES Anticuados 1. Por la presente me permito enviarle 2. Quedamos de usted 3. Anticipo mis agradecimientos 4. En el día de hoy 5. Tengo a bien 6. Agradezco de antemano 7. A su más pronta conveniencia 8. Pongo en su conocimiento 9. Le estamos incluyendo 10. Debidamente firmado, registrado 11. De los corrientes 12. Adjunto le incluyo 13. Muy señor nuestro y amigo 14. Con el fin, con el objeto 15. A la espera de 16. Me despido 17. Esta es para comunicarle 18. Confío, confiamos 19. Esperando su respuesta 20. Próximo pasado 21. Llegó a mi poder 22. Agradeciéndole la atención 23. Servirse de 24. Rendir servicios 25. Con excepción de 26. Tomar las medidas apropiadas 27. Obra en su poder 28. Es responsable por la selección 29. Hice la notificación 30. Tuvo lugar una reunión de 31. Durante el curso de 32. Durante el año de 2006 33. Es la opinión de muchos 34. En relación con las precauciones de seguridad 35. El mayor problema es cuestión de costo 36. En número de cuatro 37. Tipo seis de la tarde 38. Permítame decirle que estamos sumamente satisfechos 39. Quiero aprovechar esta oportunidad para expresarle mi agradecimiento. 40. Cuesta un total de $50.00 41. Daremos a este asunto nuestra más pronta atención 42. Me he tomado la libertad de enviarle 43. Sírvase ser tan amable de informarme 44. Aprovechamos la ocasión para reiterarle las seguridades de nuestra más alta consideración y estima 45. Con la mayor brevedad posible 46. Tan pronto como le sea posible 47. Estamos plenamente conscientes 48. Efectuar la incineración 49. Relativo a su solicitud 50. Toma bajo consideración 51. Interponer una objeciónSubsecuentemente Moderno: 1. Le envío 2. Atentamente 3. Agradezco 4. Hoy 5. Me complace 6. Agradezco 7. Especificar la fecha 8. Le comunico 9. Incluimos 10. Firmado, registrado 11.De julio, agosto, etcétera 12. Adjunto 13. Estimado, respetado, apreciado 14. Para 15. Espero, esperamos 16. Cordialmente 17. Le comunico 18. Espero, esperamos 19. Espero 20. De abril, mayo, etcétera 21. Recibí 22. Agradezco 23. Utilizar 24. Servir 25. Excepto 26. Hacer 27. Tiene 28. Selecciona 29. Notifiqué 30. Se reunieron 31. Durante 32. Durante el año 2002 33. Muchos opinan 34. Por seguridad 35. El mayor problema es el costo 36. Cuatro 37. Seis de la tarde 38. Estamos satisfechos 39. Le agradezco 40. Cuesta $50.00 41. Atenderemos pronto 42. Le envío 43. Sírvase informarme 44. Afectuosamente, sinceramente 45. Para enero 15, etcétera 46. En marzo 15, etcétera 47. Sabemos, conocemos 48. Incinerar 49. Según su solicitud 50. Considerar 51. Objetar52. Más tarde EN COLUMNAS PARA QUE SE NOTE LA CONFRONTACIÓN Natural y sencillo es un mensaje cuando es directo y sin rebuscamientos. Para que sea fácilmente comprendido, debe evitase la ambigüedad, la oscuridad, el uso de la voz pasiva, las palabras de significado poco conocido, los paréntesis, las abreviaturas, etcétera. Mensaje artificial Muy señor mío y amigo: Gracias por vuestra carta del 24 de octubre y por vuestro interés en nuestros productos. Sin más por el momento se despide su obsecuente servidor y amigo. Estimado señor:, Apreciado señor:, Distinguido señor: Mensaje natural Agradecemos su interés en nuestros productos. Atentamente, o Afectuosamente, o Sinceramente, o Cordialmente, La originalidad se consigue redactando en forma reflexiva, después de un cuidadoso análisis y revisión. Discreción es diplomacia. Ha de tomarse en cuenta la jerarquía del interlocutor. La carta: El corresponsal se impresiona favorablemente cuando lee una carta y, además de su contenido efectivo, encuentra una presentación atractiva. Partes de una carta comercial: Membrete, número, lugar, fecha, datos del destinatario, saludo o vocativo, asunto o referencia, cuerpo o texto de la carta, despedida, nombre mecanográfico, cargo del remitente, copia, anexo, identificación mecanográfica. Membrete: lo constituye la razón social o nombre legal que identifica a la empresa, el domicilio o dirección oficial, números de teléfonos, y telefax, código postal, ciudad y estado, el logotipo, lema de la empresa. Número consecutivo de correspondencia: puede ser numérico o alfanumérico. La función principal es la de facilitar la identificación del documento que origina la respuesta. Se recomienda escribirlo o imprimirlo en el margen derecho entre el membrete y la fecha, para facilitar su consulta. Lugar: Se escribe siempre, sin importar si aparece o no en el membrete: 2 de abril de 2005. Fecha: El nombre del mes siempre se escribirá en minúscula y en el año no se separa el dígito de dos mil, ni con punto ni con coma, por no tratarse de cantidad. Monterrey, N. L., México. 7 de noviembre de 2008. Datos del destinatario: El tratamiento puede ser natural y académico. Natural: Señor, señora, señorita; académico: Doctor, licenciado, ingeniero, etcétera. Se recomienda un solo tratamiento. El nombre se integra con el nombre o nombres y el apellido o apellidos. En cuanto a la ortografía, debe preferirse la forma utilizada por el destinatario. La tendencia mecanográfica es escribirlo con mayúscula inicial. Es necesario incluir el cargo del destinatario. Cuando el cargo y el nombre de la empresa son cortos, pueden ir en el mismo renglón, unidos con la preposición de o con la coma. El nombre de la empresa no debe ir todo en mayúsculas a menos que se trate de una sigla. Conviene escribir la dirección del destinatario tal como aparece en los datos del remitente o en el membrete de la carta o documento que se va a contestar. Ejemplos: Señor Señor Aníbal Cuello Rodríguez José Antonio Castro Gerente, Reparaciones El Nogal Jefe de Ventas Calle 81 No. 30-27 Manufacturas Orientales, S.A. Ciudad Avenida del Río 418 Lima 21, Perú Doctor Sr. Raúl Benavides ROGELIO CUEVAS HERNÁNDEZ Jefe de Compras Jefe de Relaciones Industriales Industrias Asociadas, Inc. Hilandería Nueva Apartado Postal 175, Calle 18 No. 14-10 Humacao, Puerto Rico, 00661 Monterrey, N. L., 64000 Saludo o vocativo: Se recomienda conservar el saludo como norma elemental de cortesía; siempre que le escribimos a personas. Los términos más usuales son: Estimado, apreciado, respetado y distinguido, acompañados del tratamiento: Apreciado doctor Hernández, Distinguida señorita Domínguez, etcétera. El vocativo se debe usar en lugar del saludo cuando la comunicación se dirige a personalidades eclesiásticas, políticas, civiles, etcétera. Referencia o asunto: Su uso se ha visto limitado en razón de la brevedad de las actuales comunicaciones; sin embargo, muchas entidades la conservan para facilitar el manejo de los archivos y agilizar la labor administrativa de los ejecutivos. De aquí la exigencia de brevedad y concisión de esta línea: Ref.: Su oficio No. 20305 del 5 de agosto. Asunto: Solicitud de cotización. Cuerpo o texto de la carta: El número ideal de párrafos es tres. El primero para introducir el tema, el segundo para desarrollarlo y el tercero para concluirlo. Despedida: Por el mismo motivo que se recomienda el saludo, se sugiere su uso: Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Afectuosamente, Respetuosamente. Nombre mecanográfico: Se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el destinatario. Directamente encima del nombre mecanográfico, sin línea, va la firma del remitente. Cargo del remitente: A renglón seguido y sin sangría se escribe el cargo del remitente. En el caso de los cargos con nombres extensos se podrá escribir en dos líneas, cuidando de que la inferior sea la más corta. Copia: Se anota copia o copias. En seguida se escribe en orden jerárquico el nombre, cargo o dependencia que recibirán copias del documento. Anexo: Es conveniente escribir el número de documentos que se anexan. Cuando se trata de expedientes o documentos de especial importancia, se identifica a continuación el número de folios. También puede escribirse, en lugar del número, una breve descripción de los anexos; sin embargo, es preferible que tal descripción haga parte del texto. Ejemplos: Anexo: Dos copias Anexo: Un expediente con 100 folios Anexo: 2 cheques, 4 facturas Anexo: 16 documentos Identificación mecanográfica: Se escriben las iniciales en minúscula y sin punto, ni en medio ni al final. Ejemplos: María Cristina Romero: mcr María Cristina R. Adán Ramírez: ar A. Ramírez Segunda Página: Cuando ocurre el caso en el que se requiere una segunda página, se recomienda lo siguiente: Utilizar papel de igual calidad, tamaño y color al de la primera página, pero sin membrete. Dejar ocho espacios o interlíneas a partir del borde del papel y colocar la identificación de la página, que consta de los siguientes elementos: nombre del destinatario con el tratamiento abreviado, número de página, fecha de la carta, número del consecutivo de correspondencia (si está registrado en la primera página). Ejemplos: Sr. Ricardo Ríos Página 2 AA-037 Monterrey, N. L. San José, 10 de julio de 1998. 2 Dr. Reinero Zuloaga DO-0024 Luego se empieza a escribir cuatro renglones más abajo de la última línea de identificación. Distribución de las partes de la carta: Bloque extremo Bloque Combinado ______________ ____________ ____________ ______ ______________ ________ __________ __________ ________ ______ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ ___________ __________________ __________________ _____ _____ _____ ___ _______________ _____________ ___________ ______ ______________ ________ ___________ __________ __________ ______ ____________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ ________ ____________ ____________ _____ _____ _____ ___ Bloque Equilibrado ______________ __________ __________ ______ ______________ ________ ___________ __________ __________ ______ _________________________________________________________________________________________________________________________________ ______ _________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________ ______________ ______________________________ ______________________________ _____ _____ _____ ___ los bloques están formateados... ver material enviado domingo 7 a la 1 de la mañana